Что важно знать перед переходом на учет по территориально-обособленным подразделениям
Сегодня мы обсудим грядущий виток развития ГИИС ДМДК со своим транспортным модулем и ведением учета по территориально-обособленным подразделениям (далее ТОП). Многие опасаются, что эти нововведения могут остановить работу ранее отлаженного механизма и привести к сбоям бизнес-процессов.
Развеем этот миф. Расскажем, что все не так страшно и подумаем, что можно сделать уже сейчас.
Подготовка личного кабинета ГИИС ДМДК
В разделе «Моя организация» проверьте актуальность данных.
Согласно пункта 14 «Правил функционирования ГИИС ДМДК» утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2021 №270 в течение 3 рабочих дней, используя личный кабинет ГИИС, необходимо направить заявление об изменении сведений, указанных вами при регистрации.
В одном из последних релизов, ГИИС ДМДК начал подсказывать пользователям, что данные в профиле устарели и не подтверждены ФПП – обратите на это внимание.
В большей степени Вас сейчас будет интересовать раздел 10 «Территориальные обособленные подразделения / адреса объектов недвижимости нежилого назначения, в которых осуществляется деятельность».
У некоторых клиентов были случаи, когда при наличии десяти торговых точек, в данном разделе были внесены только девять из них, а у одной стоит пометка «Дата закрытия …».
Актуализировать данные можно нажав на «Карандашик» в правом верхнем углу.
После внесения всей актуальной информации, обязательно отправьте данные в ФПП подписав заявление.
Небольшой лайф-хак – в ходе актуализации данных укажите в сокращенном наименовании какой-либо признак, отличающий одну торговую точку от другой. В противном случае, вы постоянно будете путаться в своих ТОПах, при переключении профиля с основной организации на филиал и обратно.
Стоит учесть, что данное наименование будет отображаться в карте специального учета и в цифровом профиле ФПП. Но АО «Гознак» не видит в этом проблемы. И данное наименование будет отображаться в списке организаций. Учтите эту информацию, когда будете придумывать название.
Желательно, чтобы в шапке сайта у вас был написан ТОП, на котором вы находитесь.
К слову о профиле – переключение между ТОПами осуществляется через «Мой профиль». Выберите нужный филиал и нажмите «Применить». Пока не переключитесь обратно на основную организацию – система автоматически этого не сделает.
И да, из-под профиля ТОПа – редактировать профиль организации невозможно. «Карандашика» не будет… Нужно переключиться на основную организацию и только после этого редактировать.
После внесения изменений в профиль организации, у всех ТОПов должен появиться идентификационный номер = Индивидуальный номер организации в ГИИС ДМДК вне зависимости от того ООО это или ИП.
Распределение по ТОПам = ввод остатков по ТОПам
Если вы вели учет в ГИИС ДМДК только по основной организации, то вам виртуально нужно будет переместить изделия, физически находящиеся в магазине, с основной организации на ТОП.
Процедура сама по себе не сложная – в своих программных продуктах мы ее назвали «Ввод остатков по ТОПам». Но она имеет некоторые неприятные нюансы:
1. Первый нюанс – обезличенные вставки. Т.е. вставки с обобщенным типом камня.
При попытке добавления изделий с такими вставками система выдаст ошибку и изделия добавлены не будут.
Реклассификация одной такой вставки в изделии занимает 3-4 минуты.
Механизм реклассификации на текущий момент существует, инструкция плавно перетекает из чата в чат. Поэтому не ждите – корректируйте остатки.
К сожалению, быстрого способа найти все изделия с обезличенными вставками в ГИИС ДМДК на текущий момент нет.
2. Второй нюанс – ограничение по количеству партий в спецификации до 1500 штук.
В наших программах, спецификации будут автоматически дробиться по данному порогу. Но когда у вас десять торговых точек, в каждой из которых по 3-4 тысячи изделий, то создастся более 20 спецификаций, каждую из которых в настоящее время нужно подписать и отправить.
По нашим сведениям, планируется внести изменения в ГИИС ДМДК и спецификации между ТОПами подписывать в Личном кабинете не потребуется, что значительно сократит время внесения данных.
3. Третий нюанс – отменить спецификацию нельзя. Т.е. если вы отправили спецификацию не на тот ТОП, отправили не то изделие, то возвращать все партии придется создавая новую (обратную) спецификацию. Поэтому будьте внимательны и осторожны – в личном кабинете ГИИС ДМДК нет возможности создать новую спецификацию на основании старой. В своих программных продуктах мы этот момент учтем.
Когда стартуем?
Как ранее мы уже говорили – Регулятор ориентирует всех участников рынка на 1 сентября 2024 года. И эти сроки закреплены в проекте изменения 270 постановления (ссылка).
Что мы можем порекомендовать?
Начинать переходить на учет по ТОПам, при этом отражать розничные продажи по старой схеме. Да, по-началу будет сложно, но у вас в запасе более четырех месяцев. Вам важно отработать очередность действий, встроить их в свои бизнес-процессы. Для начала будет достаточно перевода хотя бы одной торговой точки.
При этом к плюсам можно отнести следующее:
+ Вы проверите все партии на хранении в ГИИС и переместите их на ТОПы;
+ Вы будете вести учет по ТОПам и когда у вас настроят транспортный модуль, то ничего дополнительно перемещать или делать будет не нужно.
ГИИС ДМДК через текущую версию интеграции позволят вывести из оборота изделия проданные в одном в чеке, находящиеся на разных ТОПах.
Настраивать транспортный модуль уже можно - долгожданный релиз транспортного модуля опубликован на сайте dmdk.ru разделе "Полезные материалы".
В завершении я бы хотел отметить, что это первая часть статьи на тему перехода к ТОПам. Вторая часть будет посвящена Информации о подключении и настройке транспортного модуля, которая выйдет немного позже.
