Как писать письма так, чтобы вас не возненавидели?

Деловая переписка неотъемлемая часть любого бизнеса. С развитием технологий она стала намного проще - появилась электронная почта. Теперь можно в два клика сообщить всю информацию и так же быстро получить ответ. Электронная почта простой и удобный инструмент для общения. Но, как и любой инструмент, в неправильных руках она может превратиться в страшное оружие для “выноса” мозга.

Я сейчас говорю о тех людях, что используют почту как чат, о людях, которые считают, что они слишком заняты, чтобы подумать: “Удобно ли будет получателю читать, что я написал, все ли он поймет, с первого разы или придется обменяться 20-ю письмами”. Я говорю о ленивых, якобы супер занятых людях.

Конечно, когда вы платите деньги за работу, то исполнитель терпеливо выпытает у вас всю информацию, даже если вы будете писать по 1 слову в письме. Но будет потеряно время и взаимоуважение, что плохо скажется на работе и дальнейшем сотрудничестве.

К сожалению, отсутствие уважения в деловой переписке сейчас это норма. Зато псевдоуважением наполнено почти каждое письмо.

Из-за таких писем задерживаются сдачи проектов, возникает недопонимания и конфликты между заказчиком и исполнителем. А все дело в лени, в лени подумать о другом человеке, встать на его место и посмотреть его глазами на свое письмо.

Мы и сами были такими:), потому что у нас в офисе не было книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой “Новые правила деловой переписки”.

Сейчас она есть, мы ее прочитали и больше не совершаем таких ошибок. И теперь времени на написание писем тратиться больше, зато их эффективность заметно выросла.

Мы хотим поделиться с вами кратким списком “смертных” грехов деловой переписки:

1. Письмо без темы - его невозможно найти в списке писем, по нему не первый взгляд непонятно важность и срочность(если горит - всегда звоните, пишите в мессенджер почта не для срочных задач). Если хотите, чтобы ваше письмо осталось без внимания - не указывайте тему. Gmail даже уведомляет, что письмо без темы, чтобы вы не забыли ее указать.

2. Подпись “Заранее спасибо” - чистой воды манипуляция(классная книга о манипуляциях). Такая подпись усложняет отказ, для большинства людей сложно сказать “нет”, а с такой припиской так вообще не реально. На короткой перспективе вы добьетесь своего, человек сделает по вашему, но его отношение к вам очень сильно испортится.

3. Вспомогательные материалы сразу - понятые ссылки на файл, с указанием размера(вдруг человек в роуминге на мобильном интернете), скриншоты в теле письма, а не отдельной ссылкой, чтобы не пришлось переходить в другое окно. Получить доступ из письма к материалам должно быть удобно.

4. Небрежность - с грамматическими и орфографическими ошибками, без приветствия, имя написано с маленькой буквы. Сразу чувствуешь раздражение из-за пренебрежения к читателю.

5. Ошибка в имени - самый приятный звук для человека - это звук его имени. Если вы его перепутаете, то человеку будет очень неприятно.

6. Без конкретики, письмо не структурировано - суть письма размазана, сразу не понять, что человек от тебя хочет, когда и зачем. Нет деления на абзацы по смыслу.

7. Использование следующих фраз - “Доброго времени суток”. “Как дела?”, “Нужно вчера“, “АСАП/ASAP”(как можно скорее от англ. as soon as possible), “Дело на пять минут”, “Срочно”. И самая ЖЕСТЬ - спасибо отдельным письмом - это подходит для чата, но не для почты, ведь получателю придет уведомление он отвлечется, откроет письмо, думаю, что там важна информация. Фразы смысловой нагрузки не несут, зато занимают место и время читателя.

8. Забыл приложить файл - не забывайте!!! Почти все почтовики уже если видят в тексте письма слово “файл” сообщают вам об этом, чтобы вы не забыли его приложить.

9. Добавление в письмо более 2 получателей - когда так делают, разверзается ад, а поглощать он всех получателей начинает, когда каждый участник начинает отвечать. Запомните: если в письме более 2 получателей, то эффективней созвонится или встретиться и обсудить проблему.

10. Оценивать работу, а не человека - не “ты плохой разработчик” и “это плохой сайт”, а “мне неудобно пользоваться”, “я не понимаю как сделать это”.

Чек-лист “Вежливое письмо”:

• Одно письмо - одно дело

• Указать тему письма

• Конкретно обозначить срочность - указать даты

• Суть в первом абзаце

• Вспомогательные материалы сразу

• Сложное - по полочкам

Помните:
Вежливость - это забота, а не слова!

По мотивам книги