Блог

Как писать письма так, чтобы вас не возненавидели?

Как писать письма так, чтобы вас не возненавидели?

Пишите письма мелким почерком...

Деловая переписка неотъемлемая часть любого бизнеса. С развитием технологий она стала намного проще - появилась электронная почта. Теперь можно в два клика сообщить всю информацию и так же быстро получить ответ. Электронная почта простой и удобный инструмент для общения. Но, как и любой инструмент, в неправильных руках она может превратиться в страшное оружие для “выноса” мозга.

Я сейчас говорю о тех людях, что используют почту как чат, о людях, которые считают, что они слишком заняты, чтобы подумать: “Удобно ли будет получателю читать, что я написал, все ли он поймет, с первого разы или придется обменяться 20-ю письмами”. Я говорю о ленивых, якобы супер занятых людях.

image6.png

Конечно, когда вы платите деньги за работу, то исполнитель терпеливо выпытает у вас всю информацию, даже если вы будете писать по 1 слову в письме. Но будет потеряно время и взаимоуважение, что плохо скажется на работе и дальнейшем сотрудничестве.

К сожалению, отсутствие уважения в деловой переписке сейчас это норма. Зато псевдоуважением наполнено почти каждое письмо.

image3.png

Из-за таких писем задерживаются сдачи проектов, возникает недопонимания и конфликты между заказчиком и исполнителем. А все дело в лени, в лени подумать о другом человеке, встать на его место и посмотреть его глазами на свое письмо.

image2.png

Мы и сами были такими:), потому что у нас в офисе не было книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой “Новые правила деловой переписки”.

image1.jpg

Сейчас она есть, мы ее прочитали и больше не совершаем таких ошибок. И теперь времени на написание писем тратиться больше, зато их эффективность заметно выросла.

Мы хотим поделиться с вами кратким списком “смертных” грехов деловой переписки:

  1. Письмо без темы - его невозможно найти в списке писем, по нему не первый взгляд непонятно важность и срочность(если горит - всегда звоните, пишите в мессенджер почта не для срочных задач). Если хотите, чтобы ваше письмо осталось без внимания - не указывайте тему. Gmail даже уведомляет, что письмо без темы, чтобы вы не забыли ее указать.

  2. Подпись “Заранее спасибо” - чистой воды манипуляция(классная книга о манипуляциях). Такая подпись усложняет отказ, для большинства людей сложно сказать “нет”, а с такой припиской так вообще не реально. На короткой перспективе вы добьетесь своего, человек сделает по вашему, но его отношение к вам очень сильно испортится.

  3. Вспомогательные материалы сразу - понятые ссылки на файл, с указанием размера(вдруг человек в роуминге на мобильном интернете), скриншоты в теле письма, а не отдельной ссылкой, чтобы не пришлось переходить в другое окно. Получить доступ из письма к материалам должно быть удобно.

  4. Небрежность - с грамматическими и орфографическими ошибками, без приветствия, имя написано с маленькой буквы. Сразу чувствуешь раздражение из-за пренебрежения к читателю.

  5. Ошибка в имени - самый приятный звук для человека - это звук его имени. Если вы его перепутаете, то человеку будет очень неприятно.

  6. Без конкретики, письмо не структурировано - суть письма размазана, сразу не понять, что человек от тебя хочет, когда и зачем. Нет деления на абзацы по смыслу.

  7. Использование следующих фраз - “Доброго времени суток”. “Как дела?”, “Нужно вчера“, “АСАП/ASAP”(как можно скорее от англ. as soon as possible), “Дело на пять минут”, “Срочно”. И самая ЖЕСТЬ - спасибо отдельным письмом - это подходит для чата, но не для почты, ведь получателю придет уведомление он отвлечется, откроет письмо, думаю, что там важна информация. Фразы смысловой нагрузки не несут, зато занимают место и время читателя.

  8. Забыл приложить файл - не забывайте!!! Почти все почтовики уже если видят в тексте письма слово “файл” сообщают вам об этом, чтобы вы не забыли его приложить.

  9. Добавление в письмо более 2 получателей - когда так делают, разверзается ад, а поглощать он всех получателей начинает, когда каждый участник начинает отвечать. Запомните: если в письме более 2 получателей, то эффективней созвонится или встретиться и обсудить проблему.

  10. Оценивать работу, а не человека - не “ты плохой разработчик” и “это плохой сайт”, а “мне неудобно пользоваться”, “я не понимаю как сделать это”.

Чек-лист “Вежливое письмо”:

  • Одно письмо - одно дело

  • Указать тему письма

  • Конкретно обозначить срочность - указать даты

  • Суть в первом абзаце

  • Вспомогательные материалы сразу

  • Сложное - по полочкам

Помните:
Вежливость - это забота, а не слова!


По мотивам книги

image4.png

← Возврат к списку

Социальные сети vs Интернет-магазина
Социальные сети vs Интернет-магазина
ЧТО ЛУЧШЕ ДЛЯ БИЗНЕСА?
Можно или нет продавать в онлайне ювелирку?
Можно или нет продавать в онлайне ювелирку?
Зачем оптовику сайт?
Зачем оптовику сайт?
Самый лучший фильтр!
Самый лучший фильтр!
Компания ЮвелирСофт поздравляет вас с наступающим 2019 годом!!!
Компания ЮвелирСофт поздравляет вас с наступающим 2019 годом!!!
Желаем солнечного настроения!
Интеграция с Яндекс.Маркет
Интеграция с Яндекс.Маркет
Что делать, чтобы создание сайта не стало долгостроем?
Что делать, чтобы создание сайта не стало долгостроем?
Мобильное приложение заемщика ломбарда
Мобильное приложение заемщика ломбарда
Редизайн нового сайта
Редизайн нового сайта
Зачем мониторить скорость сайта?
Зачем мониторить скорость сайта?
Интеграция 1С и Битрикс: Управление сайтом
Интеграция 1С и Битрикс: Управление сайтом
CRM Битрикс24 для продаж
CRM Битрикс24 для продаж
SSL сертификат - что это и зачем нужно?
SSL сертификат - что это и зачем нужно?
Помнить всё!
Помнить всё!
Использование Битрикс24 для повышения личной и командной эффективности.
Интернет-маркетинг
Интернет-маркетинг
Как увеличить количество заказов на сайте?
Хочу каталог Эстета!
Хочу каталог Эстета!
К чему нужно приготовиться
Как правильно выбрать хостинг для сайта?
Как правильно выбрать хостинг для сайта?
Оптимальное соотношение «цена-качество»
Помогите! Мой сайт тормозит!
Помогите! Мой сайт тормозит!
Что делать если сайт работает не так быстро, как нужно?
Чек-лист по выбору готового сайта
Чек-лист по выбору готового сайта
Обязательные функции готового сайта