Обработка интернет-заказов

В последние несколько лет интернет-торговля переживает настоящий бум.  По прогнозам главы Ассоциации  компании интернет-торговли (АКИТ) Артема Соколова, доля интернет-торговли по итогам 2020 года может  достичь 10% оборота ритейла.

До недавнего времени, ювелирна отрасль была своеобразным изгоем в сфере онлайн-торговли. Прямого запрета продавать ювелирные изделия через сайт не было. Но в то же время, постановление правительства от 2007 накладывало ограничения на дистанционную торговлю определенными видами товаров, к которым относятся и ювелирные изделия.

И только  30 ноября 2019 года было подписано постановление,  прямо допускающее “…продажу ювелирных изделий из драгоценных металлов и (или) драгоценных камней… дистанционным способом… ”.  У компаний появился новый легальный канал сбыта. Вынужденная приостановка работы многих торговых точек в период пандемии сделала интернет-продажи единственным способом для ювелирных сетей  получить хоть какую-то выручку. Не удивительно, что объемы интернет-продаж  в ювелирной отрасли, увеличились многократно, в течение одного  только 2020 года.

Перед ювелирными компаниями встала задача, как управлять интернет-заказами. Как отслеживать в какой стадии, на каком этапе находится заявка, как проконтролировать оплату и доставку? Стандартный функционал 1С, предназначенный для работы с индивидуальными заявками не всегда удобен при использовании. Поэтому компания “ЮвелирСофт” создала отдельную подсистему, контролирующую все стадии интернет торговли, начиная от поступления заявки и заканчивая реализацией (или отгрузкой) ювелирного изделия конечному покупателю.

Логика работы модуля интернет-заказов

Интернет-заказ формируется на сайте. В интернет-заказ может входить как одно, так и несколько изделий. Оплата может производиться непосредственно на сайте или при получении заказа. При формировании заказа, в программе резервируются изделия. Если заказ состоит из нескольких позиций, изделия для такого заказа могут собираться с нескольких складов. Доставка заказанных изделий может быть осуществлена транспортной компанией или курьером. При желании, ювелирные изделия можно получить самостоятельно в ближайшей розничной торговой точке.

Управление всеми заказами осуществляется из одного рабочего места, специально разработанного для менеджера, в задачи которого входит управление и контроль интернет-заказов.

Общая логика модуля управления интернет-заказами представлена на блок-схеме.

Основной акцент при разработке блока управления заказами был сделан на то, чтобы добиться максимального удобства для менеджера, на которого возлагается вся текущая работа.  

Разберемся подробнее, как это работает в программном продукте “Ювелирный Торговый Дом”.

Формирование заказа

Интернет-заказ формируется только на сайте и попадает в программу после настроенного обмена “ЮТД” и интернет-магазина. Периодичность выгрузки интернет-заказов с сайта настраивается исходя из потребностей пользователя.

Все выгруженные с сайта интернет-заказы попадают в картотеку Обработка заказов со статусом Новый.

  Совет: Установите Статус Новый, чтобы сделать отбор по только что выгруженным заказам

Основные параметры интернет-заказа заполняются на сайте. При поступлении заказа в "ЮТД," менеджер созванивается с клиентом, подтверждает заказ и уточняет контактные данные.

Уточнение данных интернет-заказа

На закладке Общие, подтверждаются и (или) дополняются данные о клиенте. Адрес доставки можно заполнить по ФИАС, что облегчит последующую интеграцию со службами доставки. Карта лояльности должна автоматически заполниться, если она привязана к номеру телефона.

После подтверждения со стороны клиента, данные по заказу могут быть дозаполнены.

Если оплата заказа, полная или частичная была произведена на сайте, данные об оплате выгрузятся автоматически.

Заказ может быть оплачен на сайте полностью, частично или не оплачен вообще. Менеджер, связываясь с клиентом, проверяет и уточняет данные по оплате.

Аналогично оговаривается и способ доставки интернет-заказа. В программе предусмотрено 3 варианта:

• Самовывоз. При этом должен быть указан магазин, в который придет покупатель для окончательного расчета и получения ювелирных изделий
• Доставка собственным курьером. Если используется доставка, обязательно нужно указать склад, с которого будет происходить выдача заказа курьеру или экспедиционной компании.
• Доставка экспедиционной компанией. Пока в “ЮТД” осуществлена интеграция только со СДЭК. Остальные компании будут подключаться по мере поступления заявок от пользователей программы

Сбор по интернет заказу.  

На закладке Товары происходит управление номенклатурой, указанными в заказе. 

Подбирать товары по заказу можно как автоматическим, так и ручным способом.

По кнопке Заполнить товары для каждой позиции в заказе происходит подбор подходящих артикулов с остатков по определенному алгоритму.

Если нужно отступить от встроенного алгоритма, то выбор артикулов для интернет заказа полностью ложится на плечи менеджера.

Строка вверху отражает ход “сборки” заказа.

В процессе согласования, можно отказаться от части заказа, если требуемых изделий не будет на остатках.

Когда все товары подобраны, становится доступной кнопка Зарезервировать и отправить на сборку.

Если товары зарезервированы не на складе выдачи, то в системе формируется заявка на перемещение товара между складами. Статус заказа меняется на В обработке. А на закладке Дополнительно заполняется Дата резервирования.

Заявки на перемещение собираются в отдельной ведомости.

На основании Заявки на перемещение формируем документ Перемещение товаров.

Если все перемещения выполнены и все позиции по заказу собраны на складе выдачи, то статус заказа измениться на Собран.

Передача интернет-заказа курьеру

Для заказов со статусом Собран, в зависимости от параметров заказа, в нижней части экрана предлагаются дальнейшие действия.

При выборе курьера и нажатии на кнопку Передать курьеру формируется внутреннее перемещение на Склад выдачи курьеру. Статус заказа меняется на Выдан курьеру.

В случае, когда доставка осуществляется курьерской службой, формируется документ Передача курьерской службе. В одном документе можно отразить передачу нескольких интернет-заказов для курьерской службы. В документе передачи предусмотрен специальный реквизит – Номер сейф пакета, по которому можно в дальнейшем отслеживать “судьбу” посылки по сервису компании.  

Статус заказа также меняется на Выдан курьеру.

Напоминаем, что вы всегда можете контролировать все выданные курьерам заказы, задав соответствующий отбор в Обработке заказов.

Оформление реализации интернет-заказа.

Если клиент сам забирает интернет-заказ из торговой точки, то реализация оформляется через Рабочее место кассира (РМК). В меня РМК добавлена отдельная операция.

При регистрации, будет произведен отбор всех заказов, готовых к выдаче.

По двойному клику по строке готового к выдаче заказа переносим данные заказа в РМК кассира. Если в настройках выставлен флаг «Отправлять код подтверждения», то на указанный в списке номер будет отправлено SMS сообщение с кодом подтверждения и будет открыто окно для его ввода.

Если код введен корректно, то при нажатии кнопки «Подтвердить» товары из заказа будут перенесены в табличную часть товары РМК кассира. Будут доступны кнопки: «Карта лояльности», «Отмена чека», «Выход», «Оплата» и кнопки верхнего меню. Автоматические и ручные скидки возможны по настройке РМК и если не была внесена предоплата.

Если заказ не оплачен, разрешается удалять строки. При нажатии на кнопку «Оплата» будет открыто окно оплаты. Если была 100% предоплата, будет заблокирована возможность изменять виды оплаты и будет пробит чек на отгрузку при нажатии кнопки «Оплата». Если не было предоплаты, то будет доступ для распределения сумма заказа. Сумма предоплаты отражается отдельной строкой, недоступной для редактирования. При возврате товаров, отгруженных по заказу, сумма предоплаты встает в вид оплаты «Безнал».

Реализация через службу доставки оформляется по следующему алгоритму.

На основании документа Передача курьерской службе, можно сформировать документ Реализация товаров и услуг.

Для работы со службой доставки в программе реализован новый вид  договора.

В документах Отчет комиссионера о продажах и Возврат товара от покупателя появилась возможность осуществлять заполнение табличной части артикулами, привязанными к номеру сейф пакета.

Оформление реализации через собственного курьера осуществляется через мобильное приложение “Мобильный курьер”. Подробнее работа приложения “Мобильный курьер” и взаимодействие с ККТ описана в инструкции.

Надеемся, что наша разработка поможет вам не потерять не одного заказа. И мы будем рады услышать от вас замечания и предложения по дальнейшему развитию функционала.