Помнить всё!

Человеческая память ограничена по объему и при таком большом количестве входящих задач и отвлечений велика вероятность того, что некоторые задачи просто выпадут из памяти и будут забыты. И далеко не факт, что это будут задачи с низким приоритетом. Как показывается практика, оперативные(мелкие, быстрые) задачи могут легко вытеснить стратегические.

Чтобы стойко противостоять огромному числу входящих задач нужно прекратить пытаться держать все в памяти и “выгружать” задачи в какую-то систему, чтобы она уже все хранила, а ваша память была свободна, чтобы вы избавились от тревожного чувства перед сном, что что-то важное забыто, а что не вспомнить.

Такой системой может стать бумажный блокнот или его цифровой аналог(Any.do, календарь, заметки в телефоне), но такой вариант хорош только для  личной эффективности. Если вы руководите хотя бы 1 человеком, то такой вариант не подойдет, т.к. делегировать задачу в этом инструменте нельзя.

Нужна система, которая создаст общее рабочее пространство для вас и ваших подчиненных. Такой системой является Битрикс24. Это система включает в себя широкий функционал, но начинать следует именно с задач.

Шаг №1

Регистрируем свой Битрикс24.

Шаг №2

Добавляем всех своих сотрудников.

Вы можете создать быструю ссылку и отправить своим сотрудникам или пригласить их по e-mail.

Шаг №3

Создаем задачу.

1. Пишем такое название, чтобы посмотрев на него вы сразу поняли о чем речь. Обычно в названии используются глаголы повелительного наклонения и поясняющие слова, например, “Ответить на почту Иванову Н. по смете”.

2. Вносим детальное описание задачи или детали.

3. Если задача бьется на четкие и важные для контроля этапы, то делаем Чек-лист

4. Назначаем ответственного

5. Указываем крайний срок, обязательно ставим срок раньше реального, чтобы было время проверить и доделать. Также указываем дату начала и окончания - это поможет планировать нагрузку и свободное время по сотрудникам.      

6. Рекомендую каждую задачу относить к проекту, чтобы в общем списке задач все было структурировано.

Шаг №4

Смотрим загруженность и сроки по диаграмме Ганта

На диаграмме можно фильтровать по сотрудникам и проектам. В общем виде отображается план по проектам и всем задачам.

Шаг №5

Устанавливаем мобильное приложение, получаем уведомления в веб-версии и в смартфоне - держим руку на пульсе.

Шаг №6

После завершения задачи получаем уведомления, контролируем и принимаем.

Шаг №7

Профит! - ничто не забыто, все учтено. Все задачи записаны.
Нервный тик ушел. При отходе ко сну забытые дела не вспоминаются, так как их нет.

Облегчи жизнь себе и своим сотрудникам!

зарегистрируй свой Битрикс24 бесплатно.

P.S.: Набор “антизабывочного” софта:

1. Сейви, диктофон c распознаванием речи. Полезно когда неудобно печатать, а умную мысль зафиксировать нужно.

   

2. Any.do или Trello - для быстрого внесения задачи, с дальнейшим переносом в Битрикс24. Удобно, когда не у компьютера, а идея, задача пришли в голову, вносим в это приложение, как появляется доступ к компьютеру ставим полноценную задачу в Битрикс24.

3. Битрикс24 - основная система для учета задач, сроков, исполнителей, хранения истории обсуждения в задаче, контроль.

Топ-3 книг по личной эффективности:

1. Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

   

2. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

   

3. Драйв: Что на самом деле нас мотивирует