Блог

Помнить всё!

Помнить всё!

Использование Битрикс24 для повышения личной и командной эффективности.

У руководителей всегда очень большой поток входящих задач, вопросов, уточнений. Занимаешься своей задачей, а тут прибегают подчиненные задают вопросы, клиент прислал срочный e-mail и т.д. - знакомая ситуация?
2-min.png

Человеческая память ограничена по объему и при таком большом количестве входящих задач и отвлечений велика вероятность того, что некоторые задачи просто выпадут из памяти и будут забыты. И далеко не факт, что это будут задачи с низким приоритетом. Как показывается практика, оперативные(мелкие, быстрые) задачи могут легко вытеснить стратегические.

Чтобы стойко противостоять огромному числу входящих задач нужно прекратить пытаться держать все в памяти и “выгружать” задачи в какую-то систему, чтобы она уже все хранила, а ваша память была свободна, чтобы вы избавились от тревожного чувства перед сном, что что-то важное забыто, а что не вспомнить.

Такой системой может стать бумажный блокнот или его цифровой аналог(Any.do, календарь, заметки в телефоне), но такой вариант хорош только для  личной эффективности. Если вы руководите хотя бы 1 человеком, то такой вариант не подойдет, т.к. делегировать задачу в этом инструменте нельзя.

Нужна система, которая создаст общее рабочее пространство для вас и ваших подчиненных. Такой системой является Битрикс24. Это система включает в себя широкий функционал, но начинать следует именно с задач.

Шаг №2
5-min.png

Добавляем всех своих сотрудников.

Вы можете создать быструю ссылку и отправить своим сотрудникам или пригласить их по e-mail.
6-min.png

Шаг №3

Создаем задачу.

7-min.png
8-min.png
  1. Пишем такое название, чтобы посмотрев на него вы сразу поняли о чем речь. Обычно в названии используются глаголы повелительного наклонения и поясняющие слова, например, “Ответить на почту Иванову Н. по смете”.

  2. Вносим детальное описание задачи или детали.

  3. Если задача бьется на четкие и важные для контроля этапы, то делаем Чек-лист

  4. Назначаем ответственного

  5. Указываем крайний срок, обязательно ставим срок раньше реального, чтобы было время проверить и доделать. Также указываем дату начала и окончания - это поможет планировать нагрузку и свободное время по сотрудникам.      

  6. Рекомендую каждую задачу относить к проекту, чтобы в общем списке задач все было структурировано.



Шаг №4

Смотрим загруженность и сроки по диаграмме Ганта

9-min.png

На диаграмме можно фильтровать по сотрудникам и проектам. В общем виде отображается план по проектам и всем задачам.

Шаг №5

Устанавливаем мобильное приложение, получаем уведомления в веб-версии и в смартфоне - держим руку на пульсе.

10-min.png

Шаг №6

После завершения задачи получаем уведомления, контролируем и принимаем.

11-min.png
Шаг №7
12-min.png

Профит! - ничто не забыто, все учтено. Все задачи записаны.
Нервный тик ушел. При отходе ко сну забытые дела не вспоминаются, так как их нет.

Облегчи жизнь себе и своим сотрудникам!

зарегистрируй свой Битрикс24 бесплатно.
 

P.S.: Набор “антизабывочного” софта:

13-min.png

  1. Сейви, диктофон c распознаванием речи. Полезно когда неудобно печатать, а умную мысль зафиксировать нужно.

    14-min.png

  2. Any.do или Trello - для быстрого внесения задачи, с дальнейшим переносом в Битрикс24. Удобно, когда не у компьютера, а идея, задача пришли в голову, вносим в это приложение, как появляется доступ к компьютеру ставим полноценную задачу в Битрикс24.

  3. Битрикс24 - основная система для учета задач, сроков, исполнителей, хранения истории обсуждения в задаче, контроль.

Топ-3 книг по личной эффективности:

  1. Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

    15-min.png

  2. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

    16-min.png

  3. Драйв: Что на самом деле нас мотивирует

    17-min.png

← Возврат к списку

Социальные сети vs Интернет-магазина
Социальные сети vs Интернет-магазина
ЧТО ЛУЧШЕ ДЛЯ БИЗНЕСА?
Можно или нет продавать в онлайне ювелирку?
Можно или нет продавать в онлайне ювелирку?
Зачем оптовику сайт?
Зачем оптовику сайт?
Самый лучший фильтр!
Самый лучший фильтр!
Компания ЮвелирСофт поздравляет вас с наступающим 2019 годом!!!
Компания ЮвелирСофт поздравляет вас с наступающим 2019 годом!!!
Желаем солнечного настроения!
Интеграция с Яндекс.Маркет
Интеграция с Яндекс.Маркет
Как писать письма так, чтобы вас не возненавидели?
Как писать письма так, чтобы вас не возненавидели?
Пишите письма мелким почерком...
Что делать, чтобы создание сайта не стало долгостроем?
Что делать, чтобы создание сайта не стало долгостроем?
Мобильное приложение заемщика ломбарда
Мобильное приложение заемщика ломбарда
Редизайн нового сайта
Редизайн нового сайта
Зачем мониторить скорость сайта?
Зачем мониторить скорость сайта?
Интеграция 1С и Битрикс: Управление сайтом
Интеграция 1С и Битрикс: Управление сайтом
CRM Битрикс24 для продаж
CRM Битрикс24 для продаж
SSL сертификат - что это и зачем нужно?
SSL сертификат - что это и зачем нужно?
Интернет-маркетинг
Интернет-маркетинг
Как увеличить количество заказов на сайте?
Хочу каталог Эстета!
Хочу каталог Эстета!
К чему нужно приготовиться
Как правильно выбрать хостинг для сайта?
Как правильно выбрать хостинг для сайта?
Оптимальное соотношение «цена-качество»
Помогите! Мой сайт тормозит!
Помогите! Мой сайт тормозит!
Что делать если сайт работает не так быстро, как нужно?
Чек-лист по выбору готового сайта
Чек-лист по выбору готового сайта
Обязательные функции готового сайта