Помнить всё!

Помнить всё!

Использование Битрикс24 для повышения личной и командной эффективности.

У руководителей всегда очень большой поток входящих задач, вопросов, уточнений. Занимаешься своей задачей, а тут прибегают подчиненные задают вопросы, клиент прислал срочный e-mail и т.д. - знакомая ситуация?
2-min.png

Человеческая память ограничена по объему и при таком большом количестве входящих задач и отвлечений велика вероятность того, что некоторые задачи просто выпадут из памяти и будут забыты. И далеко не факт, что это будут задачи с низким приоритетом. Как показывается практика, оперативные(мелкие, быстрые) задачи могут легко вытеснить стратегические.

Чтобы стойко противостоять огромному числу входящих задач нужно прекратить пытаться держать все в памяти и “выгружать” задачи в какую-то систему, чтобы она уже все хранила, а ваша память была свободна, чтобы вы избавились от тревожного чувства перед сном, что что-то важное забыто, а что не вспомнить.

Такой системой может стать бумажный блокнот или его цифровой аналог(Any.do, календарь, заметки в телефоне), но такой вариант хорош только для  личной эффективности. Если вы руководите хотя бы 1 человеком, то такой вариант не подойдет, т.к. делегировать задачу в этом инструменте нельзя.

Нужна система, которая создаст общее рабочее пространство для вас и ваших подчиненных. Такой системой является Битрикс24. Это система включает в себя широкий функционал, но начинать следует именно с задач.

Шаг №2
5-min.png

Добавляем всех своих сотрудников.

Вы можете создать быструю ссылку и отправить своим сотрудникам или пригласить их по e-mail.
6-min.png

Шаг №3

Создаем задачу.

7-min.png
8-min.png
  1. Пишем такое название, чтобы посмотрев на него вы сразу поняли о чем речь. Обычно в названии используются глаголы повелительного наклонения и поясняющие слова, например, “Ответить на почту Иванову Н. по смете”.

  2. Вносим детальное описание задачи или детали.

  3. Если задача бьется на четкие и важные для контроля этапы, то делаем Чек-лист

  4. Назначаем ответственного

  5. Указываем крайний срок, обязательно ставим срок раньше реального, чтобы было время проверить и доделать. Также указываем дату начала и окончания - это поможет планировать нагрузку и свободное время по сотрудникам.      

  6. Рекомендую каждую задачу относить к проекту, чтобы в общем списке задач все было структурировано.



Шаг №4

Смотрим загруженность и сроки по диаграмме Ганта

9-min.png

На диаграмме можно фильтровать по сотрудникам и проектам. В общем виде отображается план по проектам и всем задачам.

Шаг №5

Устанавливаем мобильное приложение, получаем уведомления в веб-версии и в смартфоне - держим руку на пульсе.

10-min.png

Шаг №6

После завершения задачи получаем уведомления, контролируем и принимаем.

11-min.png
Шаг №7
12-min.png

Профит! - ничто не забыто, все учтено. Все задачи записаны.
Нервный тик ушел. При отходе ко сну забытые дела не вспоминаются, так как их нет.

Облегчи жизнь себе и своим сотрудникам!

зарегистрируй свой Битрикс24 бесплатно.
 

P.S.: Набор “антизабывочного” софта:

13-min.png

  1. Сейви, диктофон c распознаванием речи. Полезно когда неудобно печатать, а умную мысль зафиксировать нужно.

    14-min.png

  2. Any.do или Trello - для быстрого внесения задачи, с дальнейшим переносом в Битрикс24. Удобно, когда не у компьютера, а идея, задача пришли в голову, вносим в это приложение, как появляется доступ к компьютеру ставим полноценную задачу в Битрикс24.

  3. Битрикс24 - основная система для учета задач, сроков, исполнителей, хранения истории обсуждения в задаче, контроль.

Топ-3 книг по личной эффективности:

  1. Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

    15-min.png

  2. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

    16-min.png

  3. Драйв: Что на самом деле нас мотивирует

    17-min.png

icon
Напишите нам и мы свяжемся с вами в ближайшее время!
Отзывы ( 0 )
Написать отзыв
К сожалению, отзывов пока нет :(