Сапожник без сапог или как мы используем Битрикс24

Меня зовут Дмитрий Соколов, я руководитель отдела интернет-проектов в компании ЮвелирСофт.

В работе я часто сталкиваюсь с большим количеством задач от разных пользователей. Думаю вам это знакомо! Раньше я не использовал никакой системы и пытался держать все задачи в голове. Ведь я же программист, зачем мне какие-то блокноты, сервисы учета задач. Но в определенный момент количество задач и отвлечений стало настолько большим, что моя внутренняя память переполнилась.

Каждая новая задача, выталкивала старую, нет приоритетов - задача ответить на сообщение, могла вытолкнуть задачу протестировать функционал перед сдачей клиенту. Страх что-то забыть стал часто посещать меня. Иногда забытые задачи всплывали с утра, но время для их выполнения уже было потеряно.

Тогда пришло осознание того, что я делаю что-то не так. Я начал изучение методов эффективной работы. Прочитал GTD Дэвида Аллена, позаимствовал несколько правил: если задачу можно самому сделать за 2 минут, то нужно сделать, если нет, то делегировать, вести систему хранения информации. Но полностью эта методика «не зашла».

Настоящий прорыв для меня - книга Максима Дорофеева «Джедайские техники» и запись вебинара на youtube - Джедайская техника 2.0 - очень рекомендую. Самое полезное, что я взял - «Самый тупой карандаш лучше самой острой памяти» - все входящие задачи надо записать, тем самым разгружая свою память. После того, как все задачи записаны, их не нужно держать в голове и ощущение что-то забыть уходит, а чувство контроля приходит. Производительность растет.

Нужны были:

• Система ведения списка «быстрых» входящих задач

• Календарь для планирования задача к определенному времени с напоминаниями

• Инструменты для учета и контроля «долгих» задач

• База хранения информации

Я перепробовал разные системы:

• Trello - простая, удобная система, но больше для личных проектов

• Youtrack - слишком тяжелая и сложная, больше подходит для учета ошибок

• Any.Do - легкая, простая, есть удобное мобильное приложение, но скорее для списка покупок, чем для ведения проектов и задач.

После 6 месяцев поиска «идеальной» системы, я остановился на Битрикс24. Битрикс24 покрыл все потребности:

Ведение списка быстрых задача - на каждый день создается задача с чек-листом, все входящие быстрые задачи помещаются туда.

Календарь с планированием, после настройки все события попадают в календарь телефона, я вижу свои планы и планы сотрудников.

Для ведения проектов создаём группу и все долгие задачи ведем там, можно задать ответственного, сделать ему напоминание, спланировать сроки и крайние даты.

После того, как задачам заданы сроки, можно легко увидеть насколько загружены сотрудники - смотрим список задач в виде диаграммы ганта - все это делается в 2 клика. Это первый шаг к планированию равномерной нагрузки.

Также в системе есть аналоги википедии, где мы храним всю необходимую информацию: ссылки на интересные статьи, способы решения частых проблем, инструкции по настройке и т.д.

Раньше мы обсуждали рабочие вопросы в skype, но с ним есть одна большая проблема - там очень сложно и неудобно искать. Теперь мы используем чат в Битрикс24, те же возможности, но теперь я нахожу все, что нужно за 10-20 секунд.

Битрикс24 всегда со мной - на работе в компьютере, в дороге в телефоне, в удобном мобильном приложении есть весь функционал.

Теперь все инструменты в одном приложении, это экономит мне порядка 3 часов в неделю.

То, что используем мы это всего 10-15% от всего функционала Битрикс24. Ведь еще есть: CRM для ведения клиентов, открытые линии - объединяет все каналы связи - соц.сети, мессенджере, онлайн-чат на сайте в одном месте, телефония, отчеты по рабочему времени, face-трекер и еще много интересного.

Попробуйте сами облачный вариант Битрикс24, ведь для компании до 12 человек он бесплатный, а поддержка и куча учебных материалов облегчают работу с системой.

Выводы:

• Записывайте все входящие задачи, даже самые мелкие.

• Подберите удобную для себя систему учета задач.

• Используйте систему каждый день всех типов задач: личные, рабочие, большие, маленькие.

• Почувствуйте как контроль приходит в вашу жизнь!

С уважением, Дмитрий Соколов