Бухгалтерский и налоговый учет в Ломбарде.
Как все совместить

Программный комплекс “Бухгалтерия Ювелирного Ломбарда” (БЮЛ) разрабатывался с целью совместить специфику Ломбардных операций и возможности 1С:Бухгалтерия.

Не секрет, что 1С Бухгалтерия, стала фактически стандартом при ведении бухгалтерского и налогового учета. Обеспечение максимальной совместимости и, в тоже время, прозрачной интеграции дает гарантию, что бухгалтерский и налоговый учет в “Бухгалтерии Ювелирного Ломбарда” соответствует и будет соответствовать всем требованиям законодательства.

Бухгалтерский учет в ломбарде

На рынке сейчас больше десятка компаний, продвигающих свое ПО для учета в ломбарде.
Но реализация и, вместе с тем, функциональность сильно различаются.
Рассмотрим несколько типовых примеров:

Компания предлагает
программу для ломбарда
только с управленческим
учетом.

Это означает, что в программе для ломбарда не формируются бухгалтерские проводки. Все функции разработаны только для учета залоговых операций.

В большинстве случаев, такие системы используют среду разработки отличную от 1С. В конце отчетного периода, специальная обработка формирует свод операций, сгруппированных по определенным правилам для выгрузки в бухгалтерскую программу, обычно в 1С Бухгалтерию.

Отдельно хочется остановиться на настройке обмена. Этот пункт может оказаться самой большой проблемой. Фирма 1С со своими продуктами семейства Бухгалтерия, которая де-факто является стандартом, находится в постоянном развитии, добавляя новые возможности, изменяя текущую функциональность. Результатом является выпуск новых версий технологической платформы. Изменения в законодательной базе, также находят отражение в частых обновления 1С Бухгалтерии. Вот почему один раз настроенная синхронизация может оказаться нерабочей при очередном обновлении конфигурации 1С. Как вывод, использование в ломбарде программы в которой ведется только управленческий учет, все равно требует наличие либо штатного специалиста по 1С, либо привлеченных ресурсов для настройки всех параметров обмена.

Достоинства
  • Программа потребляет меньше ресурсов

  • Легче в восприятии и обучении (правда, не во всех случаях)

  • Не требует частых обновлений, за исключением случаев, связанных с изменением законодательства

  • Не требуется договор Информационно-технического сопровождения (если программа не разработана на 1С)

Недостатки
  • Обязательное наличие бухгалтерской программы, куда будет осуществляться выгрузка. Использование для работы сразу двух программных продуктов.

  • Невозможность кастомизации, то есть настройки типовой конфигурации под свои особенности ведения бизнес-процесса, что определяет конкурентное преимущество компании

  • Ограниченные возможности корректировки ранее введенных и переданных данных

  • Нет оперативной информации. Затруднен сбор аналитики, которая не заложена в стандартных отчетах

  • Сложность подключения онлайн-касс. Обязательное использования касс с 01.07.2019 и применением ФФД 1.1 может вылиться в большую проблему

  • Сложность настройки обмена с 1С Бухгалтерией


В программе для ломбарда
ведется бухгалтерский
и управленческий учет, но
отсутствует приемный пункт.

В том случае, у Вас нет необходимости приобретать дополнительное ПО для сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности. Все необходимое должно формироваться из одного продукта. Единственное о чем надо позаботиться – это правильность, корректность и своевременность загрузки данных из системы первичной регистрации залоговых операций. Значит, вторая программа все-таки необходима. На практике, как раз часто используется решения для ломбарда, с характеристиками приведенными в п.1, которые устанавливаются в приемных пунктах.

Достоинства
  • Налоговый и бухгалтерский учет ломбардных операций осуществляется в одной программе. Сохраняются все разработки стандартного решения 1С Бухгалтерия, что гарантирует актуальность бухгалтерского и налогового учета.

  • Большинство модулей (при разработке на платформе 1С) открытые, что дает возможность оперативного исправления ошибки, при их обнаружении

  • При наличии у организации программиста, либо при сопровождении ПО в специализированной компании, программа для ломбарда может быть доработана под текущие нужны, то есть, произведена кастомизация продукта.

  • Получение любой аналитической информации по регистрам управленческого и бухгалтерского учета, даже если это не выведено в типовые отчеты

Недостатки
  • Более высокая стоимость продукта и сопровождения (необходимость платить за ИТС и, возможно отраслевое ИТС).

  • Необходимость использовать приемный пункт стороннего производителя. Возникает зависимость от частоты, корректности и своевременности таких обновлений.

  • Сложный и многофакторный обмен данными с приемным пунктом ювелирного ломбарда

  • Необходимость вести работу по доработке и обслуживанию в “два окна” (две обслуживающие организации), что бывает не всегда удобно

В программе для ломбарда
ведется бухгалтерский
и управленческий учет, есть
собственный приемный пункт.

Это самый сложный для реализации, но для пользователя, при правильной настройке - наиболее оптимальный вариант. Объединение в одном продукте бухгалтерского и налогового учета ломбарда, и в тоже время, детальная адаптация под особенности ломбардных операций может дать хороший синергетический эффект. При сохранении всех “Достоинств”, перечисленных во втором варианте, добавляются новые. Но, как часто случается в природе, все имеет свою цену.


Достоинства
  • Единая система хранения и управления информацией гарантирует идентичность данных

  • Поддержка программного комплекса осуществляется одним вендором, что позволяет избежать необходимости "стыковки" ПО от разных производителей

  • Стоимость сопровождения одного продукта всегда меньше чем двух разнородных программ

Недостатки
  • Повышенные требования к разработчику ПО, компетентности, способности поддерживать и своевременно обновлять довольно сложную систему

  • Относительно ресурсоемкое решение, так как необходимо сохранять весь функционал типовой бухгалтерии

  • Сложный и многофакторный обмен данными с приемным пунктом ювелирного ломбарда

  • Необходимо обновления продукта не только при изменении законодательной базы, регулирующей ломбардную деятельность, но и при изменениях ПБУ.

Путь, выбранный ЮвелирСофт, сложный путь, предполагает,что бухгалтерский,
налоговый и как бонус управленческий учет в ломбарде, объединяется в одном
продукте. За счет чего удалось достигнуть такого результата:

Собственный пункт приема, который может быть как в виде тонкого клиента, при устойчивом интернете, так и в виде самостоятельного модуля – Приемный пункт Ювелирного ломбарда. Приемный пункт несет в себе все возможности тонкого клиента, но не формирует бухгалтерских проводок. Проводки формируются при синхронизации с Бухгалтерией Ювелирного Ломбарда.

Модульная разработка продукта, в основу которой положено разделение механизмов типовой бухгалтерии и операций, характерных только для ломбардной деятельности. Причем во главу угла была поставлена задача максимальной автоматизации, то есть сокращения времени выполнения стандартных ломбардных операций за счет предустановленных параметров отображения, заданных в учетной политике.

Программный продукт позволяет загружать обновления бухгалтерии, выпущенные фирмой 1С (в виде релизов от ЮвелирСофт ), а также проводить тонкую настройку программы для каждого клиента индивидуально (при этом происходит отход от типовой конфигурации и для обновления необходима помощь специалистов ЮвелирСофт).

Налоговый учет в ломбарде
Мы бы покривили душой, сказав, что наш продукт совсем без недостатков
(забавно иногда читать описание продуктов, которые, по описанию разработчиков, совсем лишены слабых мест):

Приходится одновременно дублировать функционал приемщика как в тонком клиенте, так и в приемном пункте, что увеличивает время выхода новых релизов.

Из-за необходимости сохранять все возможности стандартной бухгалтерии, программа потребляет относительно много ресурсов и обновление программного продукта, особенно с ранних релизов, занимает в некоторых случаях довольно продолжительное время.

Обмен между Бухгалтерией Ювелирного Ломбарда и Приемным пунктом из-за сложности системы все еще остается местом, который требует пристального внимания (хотя все построено на типовом механизме 1С и в рамках одного программного комплекса). И определенное количество ошибок происходит во время обмена. Теперь представьте настройку обмена между программами различных производителей и подумайте, какие проблемы могут при этом возникнуть.

Надеемся, этой статьей, Мы немного помогли разобраться какие, на текущий момент, существуют варианты автоматизации рабочего процесса ломбарда. Вы и только Вы решаете, что удобнее и что практичнее в использовании и что несет меньше рисков для бизнес-процессов вашей организации.
Нам очень Важно знать была ли эта информация полезна. Пожалуйста, оставляйте свои комментарии и предложите темы, чтобы раскрыть их в следующих обзорах.
PS: ЕПС хоть и перенесли, но не отменили совсем. В связи с этим замечание: при работе на ЕПС, в силу особенностей учета, использование схем 1 и 2 является очень и очень трудоемкой задачей из-за сложности сохранения и синхронизации всей информации во время обмена данными.